No te asustes que no estoy hablando de programación ni de tecnología, no es lo mío. Hoy te vengo a hablar de otro tipo de sistema. Pero empecemos por el principio: ¿qué es un sistema? La RAE (mi lugar favorito para chequear significados en español) ofrece varios significados o acepciones, de entre las cuales te traigo las primeras: “Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí”, y “conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto”. Entonces, cuando me refiero a un sistema, pienso en esa forma de hacer las cosas que me permite ordenar todo y ser más eficiente. Porque cuando tenemos claro qué hacer, creeme que también identificamos qué no hacer.
Un sistema podría tener múltiples beneficios:
- Automatizar: pero soy una persona, no un robot, me vas a decir. ¿Y nunca te descubriste haciendo cosas en “automático”? Cuanto más sistematizados tengamos algunos procesos, menos tiempo y pensamiento les dedicaremos. Ya sabemos cómo son, el paso a paso, cuando hacerlos, etc. Entonces, los hacemos con mínima energía.
- Descartar pasos: cuando hacemos las cosas intuitivamente a veces puede salirnos muy bien pero, en la mayoría de los casos, corremos el riesgo de volvernos desordenados y perder el foco. Vamos haciendo las cosas como se nos ocurren y quizás llegamos a un punto donde nos damos cuenta que hacer algo no era necesario. Entonces, tener un sistema nos permite simplificar la lista de pasos y dejar solo los que son estrictamente necesarios.
- Delegar: identificar qué partes del sistema me demoran, cuáles me cuestan o me traban. Quizás sea una oportunidad para delegarlas en alguien que lo resuelva más rápido y mejor. Pero sin un proceso organizado, corro el riesgo de delegar por delegar, sin tener en cuenta qué es lo que más conviene.
¿Cómo sistematizar?
Bueno, acá va la magia. Cada vez que identifiques algo que hacés más de una vez en tu día analizá los siguientes aspectos:
- Frecuencia: comenzá por los procesos que realizas más seguido. No tiene mucho sentido sistematizar algo que hacemos cada dos o tres años, no?
- Complejidad: seguramente prepararte el desayuno no es algo que te resulte complejo. Pero no sé si responderás lo mismo si sos quien prepara el desayuno en una casa con siete u ocho habitantes con distintos horarios. Creeme que esa persona seguro tiene un sistema. Ordená esas tareas frecuentes por complejidad, de mayor a menor.
- Dificultad: dificultad y complejidad no son sinónimos. Una actividad puede ser compleja por la cantidad de pasos, pero quizás ninguno de ellos sea difícil. Separá las tareas más difíciles o que requieran mayor análisis. Esas las vamos a dejar para el final.
Una vez que tenés tu lista clasificada, vas a tomar una tarea compleja pero no difícil, que sea muy frecuente.
Escribí el paso a paso, como quien hace una receta. No te voy a mandar a hacer un flujograma, pero sí a redactar el proceso. Entre estos pasos, resaltá los que impliquen tomar decisiones. Lo ideal, es sistematizar actividades que no tengan muchos de estos pasos, o que si los tienen, esas decisiones tengan pocas soluciones posibles, por ejemplo “seguir/detenerme”, o “si/no”.
Fijate si alguno de los pasos que escribiste es innecesario. Tachalo.
Revisá el orden, ¿es lógico? Reordenalos si es posible mejorarlo.
¿Hay algún paso que te cuesta mucho o no sabés resolver sola o solo? Analizá si es posible delegarlo o pedirle a alguien que te enseñe cómo hacerlo más fácil. Quizás solo se trata de aprender.
Ponelo en práctica. Esa es la clave, si queda en los papeles, no funciona. Porque el funcionamiento de un sistema se ve andando. ¿O alguna vez viste a alguien crear un motor para no encenderlo nunca? Evalualo, fijate si la puesta en marcha cubre tus expectativas y si no, mejoralo.
Hacelo hábito: si crees que es el mejor formato, repetilo siempre, sin desviarlo, hasta que se te haga costumbre. Si, automático.
¿Qué resultado esperamos? Menos estrés, más orden, y más tiempo para dedicar a las tareas de alto impacto a las que sí deberías estar dedicando todo tu tiempo y energía.
