Una mirada integral
Es imposible introducir el tema de las prioridades, si no nos detenemos a considerar nuestra vida como un todo. Solemos analizar estas cuestiones en un contexto laboral o de negocio y luego las cosas “de la vida” parecen interponerse. Es necesario tener en cuenta todos los aspectos y áreas personales al momento de gestionar nuestra agenda para no caer en la falacia de desconocer situaciones que deberían haberse puesto en consideración.
Si no pongo mis prioridades, alguien más las va a poner
A todos nos ha pasado alguna vez sentirnos atrapados en las prioridades de alguien más. Esto sucede porque si desconocemos las nuestras es mucho más difícil decir que no a las propuestas o pedidos ajenos.
La clara conciencia respecto a nuestros objetivos y necesidades nos permite negociar mejor el uso de nuestro tiempo, coordinar acciones en forma efectiva, y declinar pedidos y propuestas que no se alinean con lo que es importante para nosotros.
Pero sigo sin saber por dónde empezar
Puede pasar que, aun considerando mis objetivos y necesidades, de todo lo que tenga entre manos, me cueste distinguir por dónde empezar, porque TODO parece ser importante. A continuación, algunas herramientas que pueden serte útiles.
Herramientas para priorizar
- Regla de Pareto: dice que solo el 20% de nuestras acciones determinan el 80% de nuestros resultados. Identificar cuáles son esas acciones nos ayuda a definir lo que debería ser el punto de partida, nuestras prioridades.
- Matriz de Impacto/ Esfuerzo: este es un instrumento que nos ayuda a colocar nuestras tareas en un orden que viene dado por el impacto que generan. Propone priorizar aquellas que, con menos esfuerzo, producen un impacto mayor. En mi artículo “Optimiza tu esfuerzo” podés conocer más detalles.
- Regla 1-3-5: Esta regla propone cada día elegir 1 tarea importante (vital para nuestros objetivos), 3 tareas necesarias (muchas veces son trámites o cuestiones burocráticas obligatorias) y 5 actividades que me gustaría realizar. Y en ese orden, ejecutarlas. Al final del día, por lo menos, te habrás asegurado que avanzaste hacia tus objetivos y que no descuidaste ninguna obligación.
- Cómete el sapo primero: Bryan Tracy, en su libro ¡Tráguese ese sapo! propone empezar por la tarea que nos resulte más difícil o desagradable. A menudo, al comienzo del día tenemos más energía, además de todo el tiempo por delante. Una vez que hayamos superado el escollo más grande de nuestra agenda, todo lo demás resultará más accesible.
- La regla de los dos minutos: esta es una linda forma de tachar pendientes. Si lleva solo dos minutos, hacelo ya. No sé si es realmente una forma de priorizar, pero puede ayudar a liberar espacio de nuestra agenda para lo realmente importante. Y, sobre todo, de liberar carga mental.
Estas son solo algunas metodologías. Pueden combinarse varias o probarse todas. Lo importante es encontrar formas en las que podamos ordenar nuestras prioridades y avanzar con claridad hacia nuestros objetivos. De esta forma, no solo nos aseguramos de cumplir con nosotros mismos sino también con los compromisos asumidos con los demás.
Planificar (y ejecutar) lo importante.
Lo importante muchas veces suele ser tapado por lo urgente. Por eso, nuestros “importantes” tienen que tener lugar en nuestra agenda. Cada acción para lograrlos debe estar planificada. Teniendo esto en cuenta, priorizar resultará más natural. Y recordar siempre que, sin acción, nada sucede.
Todo no puede ser prioridad
Esto suena obvio, pero a veces todo parece que no puede esperar. Todo es para YA. Por eso, decir no, elegir en qué enfocarnos, conocer el impacto de nuestras tareas, son algunas de las posibilidades de las que disponemos para priorizar.
