A simple vista puede parecer que la gestión del tiempo es solo una cuestión de procesos ordenados, planillas y calendarios. Sin embargo, un gran enemigo de la productividad es una comunicación mal gestionada.
¿Qué es la productividad?
Para empezar, podemos definir la productividad como la obtención de los máximos resultados con un mínimo de recursos. Tenemos claro que el tiempo es un recurso limitado y es por eso que buscamos gestionarlo de la mejor manera posible.
En este caso, voy a compartir algunas herramientas de comunicación que, en mi experiencia, pueden potenciar la eficiente utilización del tiempo.
Herramientas de comunicación productiva
Al momento de iniciar un proyecto
- Pedidos efectivos: cuando pidas algo, evitá la ambigüedad. Para esto:
- Dirigite a la persona que esperás que lo cumpla.
- Compartí claramente tu expectativa y no te olvides de establecer el momento en el que esperás que tu pedido sea completado.
Cuando no tenemos en cuenta estos pasos, podemos tener que pedir las cosas más de una vez, o destinar tiempos al re-proceso de tareas que no se completaron de acuerdo a nuestros requerimientos.
- Confirmación de prioridades: entre las múltiples tareas y acciones a realizar, es importante una comunicación clara de las prioridades. Poder ordenar los compromisos por orden de importancia es necesario para una gestión eficiente del tiempo. Cuando esta comunicación no resulte clara, será necesario pedir confirmación para evitar dedicar esfuerzos adicionales a tareas con poco impacto.
- Aceptación y rechazo de responsabilidades: muchas veces hablé de lo importante de saber cuándo decir “no” y cuándo decir “sí”. Si no leíste la entrada anterior sobre este tema, te la dejo acá: https://martagiudice.com/2022/02/el-poder-del-no/. Rechazar una asignación a tiempo puede evitar una tarea incumplida, por no hablar del estrés y el daño a las relaciones. Una tarea rechazada puede ser reasignada y de esa manera lograr que sea llevada a cabo. Es importante comprometernos solo con lo que realmente podemos cumplir.
Durante la ejecución
- Reuniones con propósito claro: cualquiera sea el motivo por el que una reunión se convoque, es importante que todos los participantes lo tengan claro. De este modo, evitaremos reuniones en vano o podremos resolver el tema sin reunión, ahorrando tiempo.
- Coordinación de acciones entre los miembros del equipo: permite que cada integrante tenga claridad sobre las tareas a realizar y su impacto en el total de los resultados. Por esto, aclarar tiempos, expectativas y métricas en forma detallada es clave. De igual modo, es necesario chequear la interpretación de los colaboradores sobre estos puntos para lograr una gestión eficiente y productiva.
- Información de progreso y dificultades: “lo importante es levantar la mano a tiempo” es algo que suelo repetir, no porque haya descubierto algo nuevo, sino porque la experiencia indica que elevar los contratiempos lleva a mejores resultados que guardarnos el problema. Siempre mantener al tanto a quienes conducen el equipo previene demoras y tiempos extras invertidos en corrección de errores y cambios que pudieron evitarse.
En definitiva…
Suele prevalecer la creencia de que la eficiencia en los procesos, la maestría en las tareas, una buena planificación o las herramientas tecnológicas impulsan la productividad. Sin embargo, ninguno de esos recursos puede optimizarse sin una gestión eficiente de la comunicación.
