Establecer prioridades es uno de los grandes temas que debemos resolver y el punto es no caer en ocuparnos de las urgencias o de los temas ajenos que se van, poco a poco, filtrando en nuestra agenda.
Una herramienta que puede ayudarnos para facilitar la toma de decisiones respecto de la asignación de nuestro tiempo, es la que se conoce como matriz de “Impacto / esfuerzo”, que consiste en trazar las diferentes tareas relacionadas de un proyecto en una matriz con dos ejes: nivel de esfuerzo y nivel de impacto. Ordenar las tareas de esta forma ayuda a jerarquizarlas y a optimizar el uso de recursos, entre los cuales, encontramos el tiempo.
¿Qué define el impacto? Eso va a depender del tipo de negocio o proyecto pero, en general, hablamos de las ganancias que podemos obtener. El esfuerzo puede no solamente ser el tiempo invertido, sino también los costos.
¿Cómo se puede utilizar para mejorar tu productividad?
Hacé una lista de las tareas que hacés habitualmente. TODAS las tareas. ¿Dónde las colocarías? Cada una tiene que tener un lugar en la matriz. Si algo te parece “importante”, no debería estar en ningún cuadrante de bajo impacto. Si esto pasa, volvé a preguntarte si realmente es importante.
El cuadrante 1 es el área de prioridad, lo que debemos hacer antes que nada. Podemos lograr altos resultados con poco esfuerzo. Al priorizar las tareas que están en este cuadrante logramos que nuestro esfuerzo se potencie.
El cuadrante 2 representa las oportunidades futuras, esos proyectos que tendrán un alto impacto pero que requieren mucho esfuerzo, por lo que deben ser cuidadosamente planificados. Van a estar entre nuestras prioridades, deben encontrar lugar en nuestra agenda, pero podemos distribuirlos en un período de tiempo mayor.
Las tareas de impacto bajo y esfuerzo bajo del cuadrante 3 pueden seguir en nuestra lista siempre que no se interpongan con las de alto impacto. Podemos sostenerlas si pensamos que pueden convertirse en oportunidades futuras, podemos delegarlas o descartarlas.
Con respecto al cuadrante 4, seguro me dirás que hay tareas que son importantes pero tienen poco impacto aunque te generan mucho esfuerzo. Volvé sobre esas tareas, ¿Realmente tienen poco impacto? Si la respuesta es sí, probablemente no sean realmente importantes, por lo que en principio se deberían descartar.
Pero si todavía no las podés descartar o sentís que pueden volverse significativas muy pronto, algunas posibilidades son, al igual que con las del cuadrante 3:
- Delegarlas. Siempre puede haber alguien más apropiado que vos para realizarlas y tu ganancia será el tiempo que recuperas para hacer algo de más impacto. Te dejo acá un artículo que escribí hace un tiempo si te interesa profundizar en este concepto https://martagiudice.com/2022/06/como-delegar-y-que-funcione/
- Optimizarlas: Hacelas más simples, tanto que el esfuerzo se vuelva casi insignificante. O aumentá su impacto. De esa manera estás aumentando el valor del tiempo que les dedicas.
- Si las dos opciones anteriores no son viables, es la confirmación de que es una tarea a eliminar. ¡A tachar se ha dicho!
¿Acaso no queremos todos esforzarnos menos para lograr más? Ninguna matriz nos puede garantizar que esto será siempre así, pero esta herramienta sí nos puede ayudar a priorizar tareas teniendo en cuenta esta clasificación. De este modo, nuestros resultados serán más que proporcionales con relación al esfuerzo y, lo que es más importante, evitaremos dedicar tiempo y recursos a tareas de bajo impacto.
