Por mucho tiempo aceptamos la idea de que el multitasking era una habilidad deseable y que cuantas más cosas podíamos hacer al mismo tiempo, más eficientes seríamos.
Sin embargo, está demostrado que cada vez que pasamos de una tarea a otra, nuestro cerebro demora unos segundos en adaptarse al cambio. Imaginate esto una y otra vez cada día.
Ganale la batalla a la dispersión
Lograr una concentración prolongada es un desafío en tiempos de estímulos permanentes que pelean por nuestra atención, pero resulta indispensable para desarrollar tareas de alto valor y creatividad.
La técnica de bloques de tiempo o time blocking propone dividir nuestra semana en bloques para distintas actividades. ¿Recordás los horarios de la escuela? Bueno, sería algo así pero adaptado a la vida adulta. El time blocking propone planificar el día por adelantado y reservar bloques de tiempo para tareas específicas.
¿Cómo ponerla en práctica?
- Deshacete de las excusas: son la primera piedra en la búsqueda de la productividad. ¨No tengo tiempo” es la primera frase que conspira a la hora de organizar y planificar nuestros días. Pero es un dilema de “el huevo y la gallina” así que, si no empezás, nunca vas a tener tiempo.
- Elegí el momento para planificar tu semana: puede ser la última hora del viernes, algún momento del fin de semana o a principios de cada lunes. Identificá las tareas y priorízalas por importancia y urgencia.
- Incluí todo: asegurate que la lista esté bien completa. Las actividades personales y familiares, entre otras, deben figurar también.
- Identificá el mejor momento para cada actividad: esto es distinto para cada quien. Yo siempre sugiero tener en cuenta la energía vital. En mi caso estoy más activa y despejada por la mañana y es un buen momento para resolver cosas o escribir, pero por la tarde es mi mejor momento para sostener reuniones. Si algo es complejo, prefiero hacerlo primero, para que mi día fluya más liviano. Eso me sirve a mí, pero no hay una receta única.
- Agrupa micro tareas: defino como micro tareas a esa actividades que llevan solo algunos minutos: la lista de las compras, los pagos online, hacer algún pedido o llamado breve, etc. Armá bloques de media hora para ocuparte de estas cosas así evitás que interfieran constantemente en el resto de las actividades.
- Estimá, revisá, volvé a estimar mejor: tu experiencia te va a ayudar a estimar cuánto tiempo bloquear para cada tipo de tareas. Estimalo lo mejor que puedas y exagerá un poco. Mejor que sobre tiempo y no que falte, ¿no?
- Sé flexible: pasan cosas. La vida misma se nos cruza en el camino. Si el dentista solo puede atenderte en el horario en que normalmente diseñás tu contenido, quizás esa semana tengas que cambiar algo de lugar.
- Minimizá las distracciones: durante los bloques más importantes es clave reducir cualquier distractor. Podés poner en modo avión tu celular, por ejemplo.
- Comunicá a tus clientes y a tu equipo (y educalos): cuando quienes más interactúan con vos saben cómo te organizás es más fácil hacerlos tus “socios” en el proceso. Ponelos al tanto de en qué momentos podés atenderlos.
Lo que aprendí trabajando con bloques de tiempo
- Mejoró mi productividad: sobre todo cuando se trata de tareas largas y complejas. Las puedo resolver mucho más rápido.
- También mejoró mi humor: al reducir los temas pendientes y saber cuándo me voy a ocupar de lo demás, las preocupaciones se redujeron también.
- Aprendí que puedo concentrarme y ser flexible a la vez: porque no son dos ideas contrapuestas, sino todo lo contrario.
- Desterré el multitasking. ¡Y no lo extraño para nada!
- Me siento dueña de mi tiempo, mucho más organizada y sin el estrés de que otros interfieran haciendo suya mi agenda.
Ahora es tiempo de hacer tu parte
Te propongo poner en práctica esta técnica y diseñar tus propios bloques de tiempo. Probar qué horarios funcionan bien para vos, entender tus tareas e ir modificando el sistema hasta que funcione realmente bien. ¡Me encantaría que te sirva tanto como a mí!
