Hace unos meses publiqué un artículo con algunos conceptos desde el punto de vista de la comunicación que, en mi opinión, son relevantes para una gestión productiva.
Hoy quiero ampliar ese concepto y sumar algunas ideas más relacionadas con el formato comunicacional más adecuado para cada situación, en términos de aprovechamiento del tiempo
¿Reunión, llamada, mail o mensaje?
Muchas veces nos enfrentamos a esta pregunta, o actuamos de forma automática “porque siempre lo hice así” o porque no nos lo cuestionamos, directamente.
“Si puede ser un mail, que no sea una reunión” es una de las frases de cabecera de Martina Rua y Pablo Martín Fernandez en su podcast “Cómo fabricar tiempo”. Esto responde a la idea de que las empresas y muchas organizaciones padecen de “reunionitis crónica” y las agendas de sus miembros se completan y pasan de sala de reunión (presencial o virtual) en sala de reunión.
Pero, ¿cuándo es necesario reunirse o cuándo no? Más allá de las preferencias de los organizadores, es importante tener en cuenta el objetivo, lo que desean obtener como resultado de la reunión. Si es simplemente informativo, sin duda podría ser un mail. Por el contrario, si se trata de un debate o discusión para arribar a una decisión sobre posteriores cursos de acción, una reunión puede ser lo más eficiente. Sobre reuniones eficientes ya hablé en el artículo que mencioné antes, así que no me quiero extender, pero es importante cuidar su extensión, el cumplimiento de su propósito y la convocatoria, exclusivamente, de las personas involucradas en el proceso decisorio.
Ahora, mientras las reuniones copan la agenda, los participantes se desesperan al ver acumularse los correos en sus bandejas de entrada. Parte del estrés de los ejecutivos y de los trabajadores en general deriva de la sensación de estar permanentemente atrasados en la lectura y respuesta de correos y el miedo a “perderse” información importante en el medio de un mar de mensajes sin leer.
¿Por qué enviar un correo cuando podría ser una llamada? Simplifiquemos. La llamada telefónica perdió frente a otras alternativas por considerarse que interrumpe el flujo de trabajo del otro. Y es cierto. Interrumpe. Pero esto no quiere decir que, en ocasiones, no siga siendo la forma de comunicación más eficiente. ¿Cuándo? Cuando la respuesta es breve, cuando puedo avanzar sin “documentar” la opinión de mi interlocutor, cuando puedo resolver una situación sin el ida y vuelta de los correos.
Los mensajes de whatsapp y otras aplicaciones
La mensajería instantánea es un gran desafío en el ámbito laboral. Sobre todo, a la hora de establecer los límites adecuados para su uso. Algunas veces, lo que se puede resolver en una llamada también puede aclararse por mensaje. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que en los mensajes se pierden detalles como el tono y el flujo del intercambio. Esto, a veces, genera malestar o confusiones.
Por otra parte, debemos tener en cuenta algunas prácticas saludables:
- Considerar el horario adecuado para el envío de los mensajes
- Establecer (o consultar) una política al respecto. Especialmente tener en cuenta lo que es adecuado (o no) enviar.
- No enviar mensajes de audio. Pueden parecer más prácticos pero luego no se pueden buscar y no nos sirven para ordenar la información. Además, las personas tienen que disponer para escucharlos de un tiempo mayor (o más exclusivo) que para leer.
Espero que estas ideas te ayuden a replantear tu comunicación de una manera más productiva. No solo va a hacer que “funcione” mejor desde el punto de vista de los objetivos, sino que también va a hacer que optimices el tiempo que le dedicás a cada mensaje.
