La incorporación de un nuevo colaborador a un equipo de trabajo o el nombramiento de un nuevo gerente es tan solo el primer paso hacia el objetivo perseguido: la realización eficiente de las tareas que se le delegan. La fantasía de muchos ejecutivos o dueños de negocios cuando finalmente encuentran a “la persona indicada” para cubrir una posición es la transición inmediata de tareas que los aliviará del exceso de responsabilidades. Lamentablemente, no suele resultar tan lineal ni tan simple.
De la persona adecuada a la transición de tareas
Escoger a la persona adecuada es una tarea que puede ser un desafío pero es importante para lograr un proceso de delegación más rápido y efectivo. Para que esto suceda, es clave conocer con precisión las responsabilidades y actividades que la posición implica, además de definir con claridad el perfil del puesto considerando habilidades, competencias y actitudes necesarias.
Y si encontrar a la persona adecuada es complejo, “poner en marcha” sus funciones puede serlo aún más. Una de las principales cuestiones a tener en cuenta es que delegar las tareas no implica necesariamente delegar las responsabilidades. Habrá, sin embargo, distintos grados de responsabilidad en cada nivel jerárquico y, también, distinto impacto. Por eso, de arriba hacia abajo en la pirámide organizacional tradicional, la cuestión es la selección de las personas adecuadas e, inmediatamente luego, la definición clara de sus responsabilidades. A partir de ahí, comienza la transición o adopción de las tareas.
Algunas claves para que esto se logre de manera exitosa:
- Especificar las expectativas. Desde los comportamientos hasta los resultados. No dar nada por sobreentendido.
- No asumir que el otro realizará su trabajo como yo lo haría o como yo pienso que debe hacerse. Especificar las condiciones de cumplimiento esperadas es imprescindible. También confiar que si la selección de la persona fue correcta, podrá desempeñarse bien. No necesariamente (y a veces, por suerte) lo hará como yo. Puede que lo haga mucho mejor.
- Dar libertad de acción. Una vez acordados los resultados esperados y las pautas de trabajo, una vez discutidos los valores y cuestiones esenciales, la persona debe poder desplegar sus conocimientos y habilidades para ponerlos en práctica y demostrar su capacidad de resolución.
- Sostener y apoyar la curva de aprendizaje. Quien ya sabe hacer todo lo inherente a un puesto, está sobre calificado para ese puesto. El aprendizaje es natural. Implica aciertos y desaciertos. Crear un clima que entiende el error como posibilidad de reflexión y aprendizaje conduce a una cultura donde cada quien asume responsabilidad por el proceso en su conjunto.
- Abrir espacios de conversación y escucha. Delegar dista mucho de desentenderse. Así como dejar espacio para la acción es importante, estar dispuestos a escuchar y dar apoyo es esencial. No podemos “dejar a alguien a su suerte” y después actuar sorprendidos cuando los resultados no son lo que esperamos.
Como todo, la delegación es un proceso. No puede ser un acto improvisado. Comienza desde el momento en el que se definen las responsabilidades y características del puesto y las competencias y habilidades de la persona que lo llevará a cabo. Debe tenerse claridad sobre esto para luego, una vez realizada la selección y la incorporación, realizar un onboarding gradual, claro y acompañado para poder, en el tiempo, disfrutar de una delegación exitosa.
La responsabilidad nunca se puede delegar completamente, pero sí se pueden establecer responsabilidades para cada quien respecto de la performance esperada. Si hay claridad sobre esto, el proceso de delegación estará mucho más cerca del éxito.
