La sensación de trabajar mucho y no percibir avances te agobia. Esto le sucede a profesionales que lideran negocios o equipos, y estos son algunos de los motivos: demasiadas tareas a su cargo, poco órden, falta de claridad.
En estos casos, la agenda está llena de urgencias: responder mensajes, pequeñas y grandes decisiones, corregir errores, intervenir en conflictos, revisar entregables, explicar nuevamente procesos que ya se habían explicado, y podría seguir…
El problema se presenta cuando este patrón se repite todos los días, y eso vuelve el negocio insostenible, con un exceso de centralización y dependencia en la figura del líder.
La cuestión, entonces, no es la cantidad de trabajo sino la forma en que estamos pensando el trabajo.
Si pensamos nuestro trabajo como una continua gestión de tareas, no podemos ejercer el rol de líderes. El foco debería estar en algo distinto: diseñar y mejorar los sistemas que hacen posible el trabajo.
Pero primero, ¿de qué hablo cuando hablo de “pensar en tareas”?
Pensar en tareas implica enfocarse en resolver lo que aparece frente a nosotros en el momento.
- Dar respuesta a cada duda que un colaborador plantea.
- Corregir todos los errores que aparecen.
- Intervenir en cada reclamo o petición de un cliente.
- Un proceso falla, el líder resuelve.
Resolver funciona porque el problema inmediato desaparece. Pero al poco tiempo, vuelve a ocurrir lo mismo, o algo parecido. Es un ciclo que puede continuar indefinidamente porque falta algo clave: sistemas.
Cuando los líderes quedan atrapados en ciclos de intervención constante, el equipo no logra asumir tareas, comprometerse con las metas ni desarrollar procesos y aprendizaje.
Ayudar o resolver situaciones puntuales no es un problema. El problema aparece cuando cada solución solo sirve para ese momento y no evita que las situaciones se repitan. Cuando falta análisis de las causas que nos permita establecer patrones y diseñar soluciones para implementar sostenidamente.
En ese contexto, el equipo depende cada vez más del líder y el líder tiene cada vez menos espacio para pensar estratégicamente.
Resolver tareas alivia el día, pero son soluciones de corto plazo.
Entonces, es momento de pensar en sistemas
¿Qué es un sistema? “Un sistema es el conjunto interconectado de procesos, personas, reglas y herramientas que trabajan juntas para producir un resultado recurrente, y cuyo diseño influye directamente en la aparición o prevención de problemas.”
Ya no hablamos de tareas puntuales, inconexas o destinadas a resolver una situación particular, hablamos de sinergia, de interconexión y de procesos.
Pensar en sistemas implica cambiar la pregunta.
En lugar de preguntarse ¿cómo soluciono esto ahora?, debemos empezar a preguntar:
- ¿Por qué este problema aparece tan seguido?
- ¿Qué proceso falta o no está claro?
- ¿Qué decisión no tiene criterios definidos?
- ¿Qué información no está llegando a tiempo?
- ¿Qué responsabilidades no están bien asignadas?
De esta manera, el foco pasa a estar en el contexto que genera esa tarea, en la causa raíz de los problemas, y en las soluciones que pueden aplicarse a largo plazo.
Por ejemplo:
- En vez de corregir siempre el mismo error, se revisa el proceso que lo provoca.
- En vez de responder todas las dudas, se definen criterios para que el equipo decida.
- En vez de intervenir en cada situación, se desarrolla autonomía dando pautas que puedan aplicarse a una diversidad de situaciones.
Un buen sistema no elimina todos los problemas, pero reduce la necesidad de intervención constante.
Cuando dejás de estar en todo, podés enfocarte en las cuestiones de fondo y sentar los cimientos de un negocio que funciona mejor y cada vez requiere menos de pequeñas intervenciones cotidianas.
